Từ ngày 1/11/2020, việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót sẽ theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Theo đó, sẽ có một số thay đổi mà kế toán cần cập nhật kịp thời.
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> 5 Thay đổi về quy định hóa đơn điện tử sẽ có hiệu lực từ 1/11/2020
>> Năm 2020, Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử?
Trước khi xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử, kế toán cần xác định 2 vấn đề sau để việc xử lý được chính xác:
- Đơn vị đang sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực hay không hay không có mã xác thực của cơ quan thuế
- Khi phát hiện sai sót, hóa đơn điện tử đó đã được bên bán và bên mua kê khai thuế hay chưa
I. Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 32/2011/TT-BTC
Theo hướng dẫn tại Điều 9 – Xử lý đối với hóa đơn điện tử đã lập, Thông tư 32/2011/TT-BTC (hiệu lực đến này 31/10/2020):
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Việc huỷ hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn do các bên tham gia đã thoả thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo quy định tại Thông tư này để gửi cho người mua, trên hóa đơn điên tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hoá đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn điện tử số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
II Xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC
Kể từ ngày 1/11/2020, hóa đơn điện tử có sai sót sẽ được xử lý theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 68/2019/TT-BTC .
1. Xử lý hóa đơn điện tử không có mã xác thực của cơ quan thuế bị sai sót
- Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua, người bán nhưng 2 bên chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:
– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
– Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.
- Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót và được người bán, người mua kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:
– Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót
– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.
- Trường hợp 3: có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
– Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử (để giải trình về thông tin sai sót) tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (Áp dụng với trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế)
* Tải miễn phí Mẫu số 04 và 05 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Tại đây
- Trường hợp 4: sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng,… :
– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và gửi cho người mua.
– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế.
- Trường hợp 5: nếu cơ quan thuế nhận dữ liệu hóa đơn điện tử và phát có sai sót:
Cơ quan thuế gửi Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót =>Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo:
– Người bán gửi Thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).
– Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử đã lập thì người bán lập hóa đơn điện tử mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
– Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
2. Xử lý hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế bị sai sót
Trường hợp 1: Bên bán phát hiện hoá đơn được lập sai sót nhưng chưa gửi cho người mua
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
* Tải miễn phí Mẫu số 04 và 05 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP Tại đây
Trường hợp 2: Phát hiện sai sót khi hoá đơn đã được lập và gửi cho bên bán:
- Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về hóa đơn có sai sót và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 (Phụ lục NĐ 119) và không phải lập lại hóa đơn.
- Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền, thuế suất, tiền thuế, hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì người bán và người mua cần:
+ Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót
+ Thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị
định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hoá đơn điện tử
+ Lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót sau đó gửi tới CQT để CQT cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. Lưu ý: Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số, ký hiệu mẫu số, kí hiệu hóa đơn…số hóa đơn …, ngày…tháng…năm”.
Sau khi nhận được Mẫu số 04 của người bán, cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế và cấp mã xác thực cho hoá đơn thay thế mới lập.
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện hoá đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót
Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán cần:
+ Kiểm tra và gửi Mẫu số 04 để thông báo về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót.
+ Người bán lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế cấp mã xác thực để gửi cho người mua
Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã được cấp mã để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn cần được lưu trữ để phục vụ tra cứu của đơn vị, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.
Như vậy, so với cách xử lý tại các văn bản cũ tại quy định về xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót có những thay đổi nhằm tạo sự thuận lợi trong kê khai và quản lý cho doanh nghiệp. Hi vọng rằng bài viết sẽ giúp kế toán sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả hơn.
